Ipargazdaság, 1971 (23. évfolyam, 1-12. szám)
1971-02-01 / 2. szám
A vállalati információrendszerek problémájának egyes vonatkozásai szervezésmódszertani megközelítésben DR. SUSÁNSZKY JÁNOS: Az iparvállalati információrendszer szervezésének módszertani alapjai feltárására irányuló kutatásaink során azt a szabályszerűséget ismertük fel, hogy a tájékoztatási hálózat sem a szervezet statikus egységére (osztály, üzem), sem valamely folyamatára racionálisan nem építhető ki. A vállalati információrendszer a szervezet harmadik dimenziójának alapegységeire — a funkciótartományokra — épül, illetőleg tagolódik. Funkciótartománynak nevezzük azt a viszonylag önálló — vállalaton belüli más funkciótartományokkal gyengébb vagy erősebb kapcsolatban álló, tehát nyílt —• alrendszert, tevékenységeknek azt az összefüggéshalmazát, mely a körülhatárolható kölcsönhatások szorossága révén egységes egészként kezelhető és szervezhető. Gépgyár „anyaggazdálkodás” funkciótartományának például nem része a szerkesztés vagy technologizálás egésze, viszont a rendszer későbbi viselkedését részben meghatározza — tehát eleme — a szerkesztési anyag minőségelőírás vagy a művelettervezés kiindulási méretmeghatározása. Az adott vállalat és tevékenységsokaság karakterisztikájából és helyzetéből következő koherenciától — az egészként való viselkedéstől s a relatív autonómiától — függően az ipari szervezet funkciótartományokra tagolása receptszerűen nem végezhető. A vállalati funkciótartományok általában több célúak (előbbi esetben: költségcsökkentés, optimális készletnagyságok tartása, forgóalap mérséklés), a tartományhoz tartozó döntések összefüggenek és részben azonos információn alapulnak. Információszükséglet A funkciótartomány meghatározását és az elemek összefüggéshálózatának feltérképezését követően — feltételezve, hogy a döntést hozó szervezeti helyzetét, kapcsolatait, feladat-, hatás- és felelősségi körét a helyzetvizsgálat [1] során kellő alapossággal felmértük, — az információfolyamat tervezésének első lépése a döntési feladványok információszükségletének meghatározása. Ez a tervezési művelet rendszerint munkaigényes, ti. átszervezések esetében a döntési koncepció revi-1 Nehézipari Műszaki Egyetem 24 IPARGAZDASÁG 1971. februárióját is jelentheti, netán szembefordulást a figyelembe vett információk korábbi véletlenszerű, spontán, vagy szubjektív gyakorlatával. Ha a döntést hozó nem ismeri egyértelműen tájékoztatási igényét, bizonyosak lehetünk abban, hogy az optimális információszükséglet [2] tervezésre szorul. Ritkán teljes sikerű az ún. közvetlen kikérdezés, a vezető felkérése az adott döntéshez szükséges tájékoztatás összeállítására. Egyesek — különösen, ha a döntési feladvány megfogalmazása nem tiszta — csupán számviteli jelentésekben gondolkoznak, mások a belső helyzet ismerete nélkül ítélik meg és értékelik a külső környezetre vonatkozó vagy onnan érkező tájékoztatást; tapasztalható, hogy vezetők egyes szervezeti egységek adatszolgáltatásával szemben — esetleg több éven át javító beavatkozás nélkül — bizalmatlanok, más szervek információit túlértékelik. Előfordul, hogy a döntési kritériumokban való bizonytalanságot a figyelemmel kísérendő adatok számának növelésével törekednek kompenzálni. Célszerű, ha a közvetlen kikérdezést kiegészíti a szervező személyes megfigyelése s a közvetett (rávezető) kikérdezésnek nevezhető módszer alkalmazása. Treger [3] szerint a következő közvetett kérdések javasolhatók a tényleges tájékoztatási kapcsolatok és azok hatékonyságának megismerésére és értékelésére: — kivel tárgyal leggyakrabban? — kitől kap útmutatást? — kihez fordul, ha különleges nehézségek lépnek fel? — kitől kap írásban felvilágosításokat és kinek adja azokat tovább? — kivel tanácskozik a döntést megelőzően? — mennyi időt vesz igénybe a döntés? — mennyi az információk átfutási időtartama az igényléstől a kézhezvételig? Néhány példa Kraume[4] kérdés ajánlásaiból: — hogyan továbbítják az információkat? — hol gyűjtik össze az információkat? — kitől és kihez mennek utasítások? mekkora az egész információs anyag? Friedrich és Gerisch [5] kérdései felső vezetők tájékoztatási igényeinek felméréséhez: — milyen információk szükségesek bizonyos folyamat szabályozásához, vagy a gazdasági vezetés bizonyos visszatérő feladatainak ellátásához? — honnan szerezhetők be az információk, ki gyűjti össze azokat és ki dolgozza fel? — kinek van szüksége ezen információkra döntéseinek meghozatalában és mire van szüksége a vizsgált vezetőnek? — hogyan történik a szóban forgó információk feldolgozása. Az elődöntéssel (programmal) nem szabályozott (vö.: [6]) s különösen a modellbe nem foglalható döntések tájékoztatási szükségletének tervezéséhez a szervezéselmélet taxatív segítséget nem nyújthat; ugyanazon döntési művelet információigénye jelentősen differenciálódhat a szervezet karakterisztikájától és feltételeitől, különösen az iparág sajátosságaitól, a vállalat nagyságrendjétől, a vezető helyismeretétől stb. függően.