Ipargazdaság, 1971 (23. évfolyam, 1-12. szám)

1971-02-01 / 2. szám

A vállalati információrendszerek problémájának egyes vonatkozásai szervezésmódszertani megközelítésben DR. SUSÁNSZKY JÁNOS: Az iparvállalati információrendszer szervezésé­nek módszertani alapjai feltárására irányuló kuta­tásaink során azt a szabályszerűséget ismertük fel, hogy a tájékoztatási hálózat sem a szervezet statikus egységére (osztály, üzem), sem valamely folyamatára racionálisan nem építhető ki. A válla­lati információrendszer a szervezet harmadik di­menziójának alapegységeire — a funkciótarto­mányokra — épül, illetőleg tagolódik. Funkció­­tartománynak nevezzük azt a viszonylag önálló — vállalaton belüli más funkciótartományokkal gyen­gébb vagy erősebb kapcsolatban álló, tehát nyílt —• alrendszert, tevékenységeknek azt az össze­függéshalmazát, mely a körülhatárolható kölcsön­hatások szorossága révén egységes egészként ke­zelhető és szervezhető. Gépgyár „anyaggazdál­kodás” funkciótartományának például nem része a szerkesztés vagy technologizálás egésze, viszont a rendszer későbbi viselkedését részben megha­tározza — tehát eleme — a szerkesztési anyag minőségelőírás vagy a művelettervezés kiindulási méretmeghatározása. Az adott vállalat és tevé­kenységsokaság karakterisztikájából és helyzeté­ből következő koherenciától — az egészként való viselkedéstől s a relatív autonómiától — függően az ipari szervezet funkciótartományokra tagolása receptszerűen nem végezhető. A vállalati funkció­­tartományok általában több célúak (előbbi eset­ben: költségcsökkentés, optimális készletnagysá­gok tartása, forgóalap mérséklés), a tartomány­hoz tartozó döntések összefüggenek és részben azo­nos információn alapulnak. Információszükséglet A funkciótartomány meghatározását és az ele­mek összefüggéshálózatának feltérképezését kö­vetően — feltételezve, hogy a döntést hozó szer­vezeti helyzetét, kapcsolatait, feladat-, hatás- és felelősségi körét a helyzetvizsgálat [1] során kellő alapossággal felmértük, — az információfolyamat tervezésének első lépése a döntési feladványok információszükségletének meghatározása. Ez a tervezési művelet rendszerint munkaigényes, ti. átszervezések esetében a döntési koncepció revi-1 Nehézipari Műszaki Egyetem 24 IPARGAZDASÁG 1971. február­­ióját is jelentheti, netán szembefordulást a figye­lembe vett információk korábbi véletlenszerű, spon­tán, vagy szubjektív gyakorlatával. Ha a döntést hozó nem ismeri egyértelműen tájékoztatási igé­nyét, bizonyosak lehetünk abban, hogy az opti­mális információszükséglet [2] tervezésre szorul. Ritkán teljes sikerű az ún. közvetlen kikérdezés, a vezető felkérése az adott döntéshez szükséges tájékoztatás összeállítására. Egyesek — különö­sen, ha a döntési feladvány megfogalmazása nem tiszta — csupán számviteli jelentésekben gondol­koznak, mások a belső helyzet ismerete nélkül ítélik meg és értékelik a külső környezetre vonat­kozó vagy onnan érkező tájékoztatást; tapasztal­ható, hogy vezetők egyes szervezeti egységek adat­szolgáltatásával szemben — esetleg több éven át javító beavatkozás nélkül — bizalmatlanok, más szervek információit túlértékelik. Előfordul, hogy a döntési kritériumokban való bizonytalanságot a figyelemmel kísérendő adatok számának növe­lésével törekednek kompenzálni. Célszerű, ha a közvetlen kikérdezést kiegészíti a szervező személyes megfigyelése s a közvetett (rávezető) kikérdezésnek nevezhető módszer al­kalmazása. Treger [3] szerint a következő közve­tett kérdések javasolhatók a tényleges tájékoz­tatási kapcsolatok és azok hatékonyságának meg­ismerésére és értékelésére: —­ kivel tárgyal leggyakrabban? — kitől kap útmutatást? — kihez fordul, ha különleges nehézségek lép­nek fel? — kitől kap írásban felvilágosításokat és kinek adja azokat tovább? — kivel tanácskozik a döntést megelőzően? — mennyi időt vesz igénybe a döntés? — mennyi az információk átfutási időtartama az igényléstől a kézhezvételig? Néhány példa Kraume[4] kérdés ajánlásaiból: — hogyan továbbítják az információkat? — hol gyűjtik össze az információkat? — kitől és kihez mennek utasítások? mekkora az egész információs anyag? Friedrich és Gerisch [5] kérdései felső vezetők tá­jékoztatási igényeinek felméréséhez: — milyen információk szükségesek bizonyos folyamat szabályozásához, vagy a gazdasági ve­zetés bizonyos visszatérő feladatainak ellátásához? — honnan szerezhetők be az információk, ki gyűjti össze azokat és ki dolgozza fel? — kinek van szüksége ezen információkra dön­téseinek meghozatalában és mire van szüksége a vizsgált vezetőnek? — hogyan történik a szóban forgó információk feldolgozása­. Az elődöntéssel (programmal) nem szabályozott (vö.: [6]) s különösen a modellbe nem foglalható döntések tájékoztatási szükségletének tervezéséhez a szervezéselmélet taxatív segítséget nem nyújt­hat; ugyanazon döntési művelet információigénye jelentősen differenciálódhat a szervezet karakte­risztikájától és feltételeitől, különösen az iparág sajátosságaitól, a vállalat nagyságrendjétől, a ve­zető helyismeretétől stb. függően.

Next