Magyar közlöny, 2003. december (138-147. szám)

2003-12-02 / 138. szám

10588 MAGYAR KÖZLÖNY 2003/138. szám II. rész JOGSZABÁLYOK A Kormány tagjainak rendeletei A belügyminiszter 45/2003. (XII. 2.) BM rendelete a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a követke­zőket rendelem el: 1.§ A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályza­táról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) mellékletének VII. fejezete helyébe e rendelet mellék­lete lép. 2. § (1) Ez a rendelet 2004. január 1-jén lép hatályba. (2) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg az R. mó­dosításáról szóló 38/2001. (XII. 22.) BM rendelet hatályát veszti. Dr. Lamperth Mónika s. k., belügyminiszter Melléklet a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelethez „VII. Fejezet Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén 22.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megválto­zása, valamint községalakítás, községegyesítés, község­egyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormány­zat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. 22.2.1. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. 22.2.2. Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügy­intéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szervtől eltávozik, a munka­naplóját be kell vonni. Minta irattári terv A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok — az illetékes levéltár egyetértésével — készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetőségük van a hasz­nálatba nem kerülő irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelző­számok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormány­zat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíte­ni, hogy az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozatát köve­tően 2004. január 1-jétől bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkező köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából tör­ténő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezeté­hez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben so­rolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok, ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának ha­táridejét. A több szervezeti egységnél, előadónál előfor­duló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdeké­ben a minta irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtez­hetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: — ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; — ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatar­tozását; — selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének idő­tartamát; A levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét. Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát.

Next