Tájoló, 2006 (24. évfolyam, 1-10. szám)
2006-10-06 / 8. szám
Versenyszervezés Rendezési tapasztalatok EGY VILÁGVERSENYRŐL Az idei magyarországi Szentendre Kupán rajthoz állt az osztrák Gottfried Tobler is, aki a 2006-os Mesterek Világbajnokságának főszervezője volt. Miután az elkövetkező években több magyarországi világversenyre is sor kerül - 2007-ben Ifjúsági EB, 2009- ben felnőtt világbajnokság -, megkérdeztük Tobler urat, milyen tapasztalatokat szerzett a VB rendezése közben. Mikor kezdtek hozzá a VB szervezéséhez? Először 2001-ben beszélgettünk erről, majd megpályáztuk az IOF-nél 2002-ben. Sikeresek voltunk 2002-ben a párizsi kongresszuson, ahol Finnország előtt mi kaptuk meg a rendezés jogát. Rögtön megindult a térképészeti munka. Mivel nem kevesebb, mint 35 km2 területről kellett térkép. Nagyon jó kapcsolatban vagyunk Orest Kotylo ukrán térképésszel, így rá bíztuk a térképkészítés javát. Ő olyan szorgalmasan dolgozik, hajnalban már kint van az erdőben és sötétedésig haza sem jön. Még esőben sem hagyja abba. 12-13 éve dolgozunk vele és ezalatt sok kitűnő térképet csinált nekünk. Milyen főbb reszortokat alakítottak ki? Kilencen voltunk a szervező bizottságban. A következő feladatokat kellett megoldanunk: 1. A cél; 2. A rajt; 3. A média; 4. Én voltam a verseny direktora és 5. a fiam volt az én jobbkezem, mint technikai és logisztikai főnök; 6. Feleségem, Barbara a versenyen kívüli szórakozás és rendezvények felelőse volt; 7. A lányom az irodai adminisztrációért volt felelős; 8. Eredmények értékelését, Sí és az Internettel kapcsolatos feladatokat egy fiatal klubtagunk vállalta és látta el nagyon jól; és végül volt egy 14 fős felvezető csapat. Szervezés közben melyek voltak a legfőbb problémák? A legnagyobb problémát két vadász jelentette nekünk, akik kezdettől fogva akadályokat görgettek az utunkba. 2006 február és márciusában törésre került a dolog, de szerencsére olyan jó kapcsolatot építettünk ki sok szervezettel, hogy sikerült megoldanunk az ügyet. Nagyjából 70 támogatónk volt, és ezek között voltak az Alsó-Ausztriai parlament tagjai, 11, a versenyekhez legközelebb eső falu képviselői és polgármesterei, más politikusok és a Vadász Szövetség vezetői is. Ez a szövetség ajánlotta, hogy július első hete lenne a legjobb a vadászok szempontjából, így mikor nehézkes vadász barátaink július első hetéről úgy nyilatkoztak, hogy annál rosszabb időpontot nem is választhattunk volna, tudtuk, hogy csak rosszindulattal van dolgunk. A verseny után a helybéli erdészek megvizsgálták az összes terepünket és egy-két új ösvény kivételével semmi különöset nem találtak. Kár semmiben sem esett a 4000+ versenyző ellenére. Egy időben attól féltünk, hogy a vadászok esetleg a bójákat elviszik, vagy áthelyezik, de végül is minden rendben volt. Egy másik probléma abból adódott, hogy a szállást intéző céggel fel kellett bontanunk a szerződést és így végül a szállás ügyintézése nekem maradt. Szintén rám maradt egy másik feladat, amely több gondot okozott, mint gondoltuk. A versenyre sok olyan országból neveztek, ahonnan vízumra van szükség az Ausztriába való belépéshez. Nekem kellett meghívóleveleket írnom mindegyiknek, köztük a Belarusból, Mongóliából, Kenyából és Moldovából érkező versenyzőknek. Több mint 100 meghívólevelet írtam 480 versenyzőnek. Mint utóbb kiderült, nem mindegyik nevezés jött valódi tájfutóktól és sokat kellett leveleznem Ausztria külképviseleteivel erről. Kb. 70/80 nevezőnek nem tudtunk vízumot biztosítani emiatt, és még kb. 100 nem fizetett, így ők sem versenyezhettek. Sajnos emiatt a sok papírmunka miatt az elmúlt pár évben nem tudtam annyit versenyezni, mint szerettem volna. Mit tanácsolna egy hasonló nagy rendezvény szervezőinek? Korán kezdjenek, gyűjtsenek maguk köré egy nagyon jó gárdát, ha lehet tapasztalt emberekkel dolgozzanak, mert anélkül nagyon nehéz. PR munka is nagyon fontos, hogy minél több partner legyen, akik értik és támogatják a versenyt. Az előző három évben látogassák meg ugyanazt a versenyt és tanuljanak azok rendezőitől. Mi megpróbáltunk kapcsolatot teremteni sok-sok partnerrel, de sajnos szponzorokkal már nagyobb problémáink voltak. Költségeink 10%-át fedezte a szponzorált pénz, ezért kellett viszonylag magasra tenni a nevezési díjakat. Tudtuk, hogy 3600 versenyzőre volt szükség 10 Tájoló 2006 8. szám