Tender, 1993. január-június (2. évfolyam, 1-12. szám)
1993-01-07 / 1. szám
2 TeNDER A versenytárgyalás lebonyolítás Folytatva a tenderezés gyakorlati tudnivalóiról meghirdetett sorozatunkat, 1993. évi első számunkban 10 pontban foglaljuk össze a versenytárgyalás lebonyolításával kapcsolatos tennivalókat. (A versenytárgyalás kiírása és meghirdetése 40 pontban című összeállításunk 1992.17. és 18. számunkban jelent meg. 1. Versenytárgyalások alaki kérdései Alapvetően kétféle tender létezik: nyilvános és zártkörű. Nyilvános versenytárgyaláson azt értjük, hogy tetszés szerint bárki részt vehet rajta, aki képesnek tartja magát arra, hogy megfeleljen a kiírásban foglaltaknak. Amennyiben az indulást feltételekhez kötik, akkor zárt tenderről beszélünk. Ide tartoznak a meghívásos versenytárgyalások is, amelyek mindenki mást kizárnak a meghívottakon kívül. A zárt tendernek több indoka lehet. Elsősorban az, hogy a kiíró csak olyan cégekkel kíván kapcsolatba lépni, melyek jó referenciákkal rendelkeznek. Ennek érdekében azokat hívja meg, amelyek az adott ágazatban a legnevesebbek. Amennyiben ez nem nyilvánvaló, akkor kerülhet sor az ún. prekvalifikációs kiírásra. Ez abból áll, hogy a vevő közzéteszi a később kiírásra kerülő versenytárgyalás tárgyát és felszólítja azokat, akik részt kívánnak venni, hogy készítsenek önmagukról bemutatkozó anyagot. A beérkező öninformációt értékelik, (előzetes értékelés, azaz prekvalifikáció) és kiválasztják azokat, amelyeket megfelelőnek találnak. Ezeket hívják meg azután a tényleges versenytárgyalásra. Mások ajánlatait nem veszik figyelembe. Másik indoka lehet a zárt versenytárgyalásnak, hogy a létesítményt finanszírozó intézmény csak bizonyos országcsoportok cégei számára engedélyezi az indulást. Lehet oka a zárt tender kiírásának az is, hogy valamely ország segélyalapja nyújt hitelt a beruházónak, azon feltétellel, hogy csak az illető országban költhető el a pénz. Más országbeliek tehát ki vannak zárva. A kiírásnak természetesen pontosan tartalmaznia kell, hogy a tender zárt. A versenytárgyalások kiírásakor - esetleg röviddel előtte - általában közzé szokták tenni újságokban, folyóiratokban a tender fő ismérveit - tárgy, beadási határidő, esetleg kizárások stb. - éspedig azért, hogy minél szélesebb körben legyen köztudott, hogy versenyezni lehet valamilyen szállításért ill. vállalkozásért. 2. Az ajánlati határidő A versenytárgyalási kiírásban meghatározott ajánlati határidő az az időpont, ameddig az ajánlatokat be lehet nyújtani. Az elkésett ajánlatokat visszautasítják. Az ajánlati határidőt évben, hónapban, napban, órában kell meghatározni. Jogszabály szerint az ajánlati határidőt úgy kell kitűzni, hogy a versenytárgyalási hirdetmény közzététele és az ajánlatok beérkezésének végső határnapja között az ajánlatok kidolgozására és benyújtására megfelelő idő - legalább 30-60 nap - álljon rendelkezésre. A fővállalkozó szervezettségének egyik mutatója az, hogy milyen gyorsan tudja kézhez kapni a kiírást. Az ajánlatok az ajánlati határidő lejártáig írásban vagy telex útján visszavonhatók. 3. Ajánlat Az ajánlat kidolgozásáért térítés nem jár. Ha azonban a megrendelő a vállalkozótól részletes tervek, rajzok, statisztikai számítások, egyéb dokumentációk kidolgozását igényli, az ajánlatért - a kiírásban előre meghatározott - térítés tűzhető ki. Ez a térítés az igényelt dokumentációval felszerelt ajánlatot benyújtó valamennyi pályázót megilleti. A megrendelő az ajánlati dokumentációkat, illetve az ajánlatokat csak azok vizsgálata és értékelése céljára használhatja fel. Más célra történő felhasználáshoz a vállalkozó előzetes írásbeli engedélye szükséges. A vállalkozó a megrendelő által biztosított dokumentációkat utólag az ajánlata kidolgozására használhatja fel. Az ajánlat benyújtása kötelezettségvállalást jelent és ajánlati tettséget eredményez. Az ajánlatokat és azok mellékleteit gondosan meg kell őrizn úgy kell kezelni, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A kézbesítéssel beérkezett ajánlatokat tartalmi ellenőrzési nélk átvételi elismervény ellenében kell átvenni és a kézbesített, külmény zártságát és épségét ellenőrizni. A nem zárt és nem ép magolású ajánlat átvételét meg kell tagadni, de lehetőségeit nyújtani a helyszínen történő újracsomagoláshoz. Az átvett ajántot sorszámmal vagy más azonosító jellel kell ellátni, rájegyezni átvétel pontos idejét (hónap, nap, óra, perc) és ugyanezt az érkező könyvben és az átvételi elismervényben is fel kell tüntetni. Postán érkező küldemény zártságát és sértetlenségét is ellenőri kell. A sorszámozás, nyilvántartásba vétel a kézbesített küldemény azonosan történik, de az egyszerre érkezett postai küldemények a postai bélyegző keltezése alapján kell az érkezési sorrendet határozni. 4. Nyitótárgyalás Az ajánlatok felnyitására és felolvasására nyitótárgyalást kell tani. Az ajánlatok bontásának pontos helyét és idejét az aján felhívás tartalmazza, ez az ajánlattevők részére egyben meghívás szolgál a nyitó tárgyalásra. A nyitótárgyalást a hirdetményt megjelölt helyen és időben kell megtartani. Az ajánlatok felbontásánál jelen lehetnek - a megrendelő illetve megbízottja, - az ajánlatadók, - a felhívás tárgya szerint illetékes felügyeletet gyakorló szerv viselője. A nyitótárgyalás feladata, hogy az összes érdekelt jelenlétében ellenőrizzék a beérkezett ajánlatok sértetlenségét, illetve pl. kézbesítési sérülés esetén a jelenlévők közösen foglaljanak áll hogy azt - mértéktől függően - illetéktelen beavatkozásnak és akosság megsértésének tekintik-e. Ha igen, úgy az ilyen ajánl változatlan külső formájában kell megtartani, mert az érintett eljárást kezdeményezhet a piacfelügyeletnél és a Magyar Keresdelmi Kamaránál. - tételesen rögzítsék a késve érkezett ajánlatokat, melyek felírásra nem kerülnek, - rögzítsék a beérkezett, bontásra kerülő ajánlatok darabszámát - az ajánlatokat felbontsák, megállapítsák a tartalomjegyzék szinti teljességüket, - a felbontott ajánlatokból ismertessék az ajánlattevő nevét, sz helyét, a vállalkozói díjat, a teljesítési határidőt és esetleges tövbi lényeges adatokat az ajánlattevőnek az ajánlathoz csat nyilatkozatát figyelembe véve. A formai szempontok alapján kifogásolható ajánlatokat érvényesnek kell tekinteni. Célszerű ez esetben írásban rögzíteni a főzés tényét valamint okát, - az ajánlattevők esetleges észrevételeinek megtétele (az ajánbontás szabályosságával, késve érkezett ajánlások kizárásával kcsolatban, stb.), - az ajánlati felhívásban rögzített eredményhirdetési időpont erősítése, A nyitótárgyalás megkezdésekor a jelenlévőkről jelenléti ívet felfektetni (név, képviseleti szerv, aláírás) és ellenőrizni, h azon csak a jogosultak vannak-e jelen. A jogtalanul jelenlévő távozásra kell felszólítani és az ajánlatok bontása csak távozó után kezdhető meg. 5. Nyitótárgyalási jegyzőkönyv A nyitótárgyalásról jegyzőkönyvet kell felfektetni, melyben a tótárgyaláson történteket és elhangzottakat rögzíteni kell. A je