Levéltári Szemle, 73. (2023)

Levéltári Szemle, 73. (2023) 2. szám - Műhelymunkák - Osváth Zsolt: A felsőoktatási levéltárak gyűjtőterületi kihívásai

Osváth Zsolt férőhely problémáját három felsőoktatási levéltár éli meg nagyon súlyos kihívásként. Ez tükröződik a következő válaszokból: »... legnagyobb kihívást abban látom, hogy egyelőre elférjünk jelenlegi raktárunkban” vagy „a 2023. évben eddig átvett levéltárérett dokumentumok már nem fognak elférni a raktárban”, és végezetül a harmadik válasz: „A felmérés alapján a raktárkapacitás-bővítés kieszközlése.” Az utóbb idézett választ a kér­dőívben nyolcadikként szereplő kérdésre adta a kitöltő, de már a szabad raktári kapa­citásra vonatkozó ötödik kérdésnél is ezt a lakonikus tömörségű választ írta: „Nulla. (Ez a legnagyobb problémánk.)” Egy levéltár örvendetes és a raktári férőhely bővülés tekintetében pozitív - éppen akkor zajló - változásról számolt be: „Jelenleg mindössze 4 iratfolyóméter szabad kapaci­tás van a levéltárban, de ezekben a hónapokban zajlik számunkra egy új raktári helyiség berendezése. Abban 220 iratfolyóméter szabad kapacitás lesz 2023. május 31-re” E témában olyan választ is kaptam, amely egyediségében figyelmet érdemlő: „Kb. 500fm szabad kapacitásunk van, de ezt is tudjuk bővíteni, ha kellene.” A raktárkapacitással kapcsolatos kérdésre adott válaszok összegzéseként megállapíthat­juk, hogy a válaszadó 16 felsőoktatási levéltár többsége jelenleg átlagosan 100-500 nfm szabad raktári kapacitással rendelkezik. Ez az átlag azonban jelentős különbségeket fed. Az egyetemi levéltárak egy részében lényegesen kevesebb, mindössze 0-4 i­m szabad raktári férőhely van (utóbbi érték a levéltár iratanyagának mindössze 0,5 százaléka, a levéltár raktára tehát már 99,5%-ban megtelt). Vagyis az egyes intézmények között, miként a személyi ellátottságban, úgy a szabad raktári kapacitás tekintetében is elké­pesztő különbségek mutatkoznak, amelyeknek csak egy részét teszi érthetővé az egye­tem mérete, több esetben a fenntartó szűkkeblűsége az oka a levéltár kedvezőtlenebb helyzetének vagy felszereltségbeli hiányosságainak. Egyes egyetemi levéltárak kitűnő (vagy ahhoz közeli) raktári helyzete nem jelent segítséget a tárolási nehézségekkel küzdő másik egyetemi levéltár számára. Ez az információ azonban csak akkor értelmezhető tényszerűen, ha a kérdőív ne­gyedik kérdésére („Rendelkezik-e a levéltár a nem a levéltárban őrzött, de levéltárérett iratokról aktuális adatokkal?”) adott válaszokhoz az igenen túl pontos számokat tudunk kapcsolni. Konkrét számadatot négy levéltárvezető közölt e kérdésre. Ketten %-os arányt is megadtak (azaz leírták, hogy a meglévő szabad raktári kapacitás mekkora mértékű iratátvételt tesz lehetővé). Egyikük úgy becsülte, hogy a levéltár rendelkezésére álló sza­bad férőhely „a következő 4-5 év iratátvétele számára elegendő lesz”. E választ megelőzi egy olyan, feltételes megállapítás, amely jól szimbolizálja, hogy a felsőoktatási levéltárak humánerőforrás-helyzete mennyire hat a gyűjtőterületi tevékenységre, ugyanis a szabad férőhely csak „tekintettel a levéltár korlátozott személyi állományára” lesz „a következő 4-5 év iratátvétele számára elegendő”. (Vagyis a nem elegendő személyi állomány miatt csak lassan történnek az iratátvételek.) A másik említett válasz: „Részleges adatokkal ren­delkezünk, 133-152 kfm-re becsüljük a kint lévő levéltárérett iratok mennyiségét.”­ ­ A válaszadó levéltárvezető kolléga itt a levéltáruk által végzett saját egyetemi iratfelmérésre utal. 52 Levéltári Szemle 73-évf.

Next